E-mail существует вот уже 40 лет, а активно используется в профессиональной и личной жизни - 20 лет. Эта технология прочно вошла в перечень современных коммуникаций. Тем не менее, стоит констатировать, что мы все еще допускаем досадные ошибки, когда пишем электронные письма. О том, как справиться с самыми распространенными из них, рассказывает портал Time.com.

Использование функции "Ответить всем"

Иногда эта, на первый взгляд, полезная возможность электронной почты, может стать причиной больших проблем. С одной стороны, функция одновременного ответа всем, кто отправил или получил письмо, может сэкономить много времени. Но, с другой, отправляя письмо всем адресатам, вы рискуете раскрыть конфиденциальную информацию или даже поставить под удар собственную карьеру. Именно поэтому эксперты настойчиво рекомендуют не пользоваться кнопкой "Reply all", а отвечать всем по отдельности.

Ошибки построения писем

Мы часто совершенно забываем об истинном предназначении писем. Они, прежде всего, должны правильно и быстро доносить информацию. Поэтому, сочиняя очередной e-mail, не перегружайте его большим количеством предложений или заумных фраз. Ваша цель - все изложить по сути.

Приложения

Еще одна распространенная оплошность при использовании электронной почты - некорректное использование приложений к письмам. Очень часто отправитель забывает прикрепить нужный файл или отправляет не то, что нужно. Чтобы избежать досадной ошибки, прежде, чем писать "тело" письма, прикрепите нужный файл. Это позволит избежать ненужных неприятностей из-за спешки.

Копии

Конечно же, ставить коллег в известность о происходящих в компании процессах важно и нужно, но не стоит ставить в копию каждого письма адрес начальника. Вы рискуете подставить кого-то из членов коллектива и лишиться доверия.

Постоянные проверки

Электронную почту многие называются настоящим врагом продуктивности, потому что мы склонны проверять ее практически каждую минуту. Это приводит к снижению эффективности и постоянному переключению внимания. Чтобы бороться с этим, установитье на свой рабочий стол программу, отвечающую за оповещения о новых письмах. Так вы всегда будете уверены, что не пропустили ничего важного. Кроме того, проверять почту стоит не больше пары раз в день.

Теги: бизнес советы электронные письма
Источник: Украинский Бизнес Ресурс Просмотров: 5577