Говорят, что ничто не ставит человека в тупик так, как богатство выбора. И это правда. Итак, вы – компания, у которой есть необходимость в найме ивент-агентства, под реализацию интересной концепции вашего корпоратива. Тут есть несколько вариантов развития событий: а) вы идете к подрядчику, с которым работали ранее, б) вы спрашиваете совета у друзей/коллег и выбираете агентство по рекомендации, в) объявляете тендер. Ниже речь пойдет как раз о третьем варианте и о тех подводных камнях, которые могут возникнуть при выборе самого достойного.

Ольга Леонтьева, глава рекламной студии Folkner Studio специально для UBR.UA

Как огласить тендер

Тендер - это метод поиска партнеров по бизнесу, осуществляется на конкурсной основе и дает возможность оценить независимые предложения. Огромный плюс для клиента – он получает самые разноплановые предложения, как по тематике проведения мероприятия, так и по бюджету, о которых, возможно, ранее и не задумывался. Клиент может для себя почерпнуть не только новые идеи, но и открыть новые имена на ивент рынке. Для агентств тендер заманчив тем, что все изначально равны и шансы на победу зависят только от того, насколько сильное будет предложение и конкурентоспособна смета ивента (в данном случае, речь идет только о честных тендерах).

Тендер может быть размещен в инернете на корпоративном сайте или на специализированных порталах или же клиент рассылает бриф ряду ивент-компаний на свое усмотрение.

В первом варианте компания может вывесить на сайте/портале форму заявки участника либо же непосредственно бриф. Первый вариант хорош тем, что компания изначально может отсеять слабых игроков, второй - клиент получит больше предложений, а, соответственно, больше идей. Но объявляя открытый тендер будьте готовы к тому, что вам придется прочитать гору предложений, часть из которых, скорее всего, не будет соответствовать вашим ожиданиям.

Первым делом – концепция ивента

Итак, тендер объявлен, заявки на участие собраны, брифы разосланы, агентства пишут предложения. И наступает день Х, когда перед клиентом лежит пачка писем с тендерными предложениями, и надо принять решение. У клиента в этот момент есть два главных ориентира для выбора ивент-подрядчика: концепция мероприятия (насколько она наполнена, интересна, отвечает пожеланиям) и бюджет.

Первым делом советуем все же обратить внимание на предложенную концепцию ивента, а не на конечную цифру бюджета. Немаловажным является факт подачи предложения: это первое заочное знакомство клиента и потенциального подрядчика, и характер презентации может многое рассказать. С первого взгляда можно примерно понять, сколько времени и сил ивент-компания потратила на подготовку предложения и, замеченная халатность или неудобство формы подачи должны стать тревожными колокольчиками. Второе, при рассмотрении концепции стоит прикинуть "на коленке", насколько она программно наполнена, будет ли гостям чем заняться весь вечер, и не придется ли скучать. Ни одно агентство не подаст вам на моменте тендера расписанный тайминг мероприятия, но даже тизерной формы хватит, что бы понять каким будет настрой вечера.

Бюджет

Переходим к бюджету. Не спешите радоваться, если видите относительно небольшую цифру. Внимательно читайте бюджетную смету. Заниженный бюджет может быть вызван несколькими причинами: не учтены все затратные статьи, которые, поверьте нашему опыту, потом всплывут, а также тем, что подрядчик сэкономил на количестве и качестве, к примеру, указал стоимость фуршета вместо банкета, сократил количество программных номеров и пр.

Задавайте вопросы, спрашивайте обо всем, что вам кажется не правдоподобным, слишком дорогим или слишком дешевым. Агентства в предложении дают ориентир, но всегда готовы к обсуждению.

Финальный выбор подрядчика

При рассмотрении предложений, насколько бы ни были красноречивы презентации и сметы, мы советуем провести встречу с двумя-тремя самыми достойными на ваш взгляд претендентами. Прежде всего, это даст вам понимание насколько люди ориентируются в тематике, во-вторых, вы же должны познакомиться с теми, кому доверите свой проект, и личная совместимость – не последний из факторов успеха мероприятия.

Не лишним будет сказать, что дипломы и грамоты, которые предоставляют агентства, зачастую, не являются показателем профессионализма и качества. Клиент - единственный судья, который может оценивать, утверждать, раздавать баллы и голосовать бюджетом, а делать это по заочному знакомству слишком неосмотрительно.

Интересных идей, креативных подрядчиковв и незабываемых ивентов!

Теги: тендер клиент корпоратив ивент
Источник: Украинский Бизнес Ресурс Просмотров: 2231