Во время карантина особенно актуальным для бизнеса стал вопрос оптимизации своих внутренних процессов. Чтобы оставаться на плаву и не терять в доходности, многие предприниматели стали отдавать предпочтение аутсорс-сопровождению непрофильных функций, чтобы иметь возможность полностью посвятить себя ключевым направлениям работы компании.

И бухгалтерия тут не стала исключением.

О чем говорим в этой статье:

Онлайн-бухгалтерия для "чайников", или Как самому вести бухучет

Что такое бухгалтерский аутсорсинг

Бухгалтерский аутсорсинг — это передача функций бухгалтерского учета сторонней организации, выведение функций по ведению бухгалтерского учета за пределы компании или предприятия.

"Это возможность заниматься своим профильным бизнесом, продажами, не отвлекаясь и не тратя много времени и ресурсов на поиск, содержание, мотивацию штатных бухгалтеров, которые зачастую загружены на 60%, все остальное время, за полноценные оклады – занимаются "просиживанием", – подметил нам основатель компании Ainova Илья Потоцкий.

Плюс у предпринимателя отсутствует "головная боль", связанная с увольнениями бухгалтеров, которые обычно разворачиваются и уходят на большую зарплату, оставляя клиента с кучей проблем, в том числе с поиском нового специалиста.

бухгалтерия аутсорс

Виды аутсорсинга

Как рассказала нам собственница компании APF Consult Ирина Демчик, аутсорсинг можно разделить на такие виды:

  1. Полный аутсорсинг.

При такой модели весь бухгалтерский и налоговый учет выполняет обслуживающая компания. Вплоть до коммуникации с клиентами заказчика, относительно оплат, недостающих документов или выставления счетов покупателям. В некоторых случаях при такой модели аусторсинга компания также предоставляет услуги офис-менеджера, может готовить и рассылать корреспонденцию.

  1. Функция главного бухгалтера. Для компаний, у которых в штате есть один или несколько бухгалтеров. В таком случае аутсорсинг закроет тот участок, на котором есть такая потребность. Иногда штатный бухгалтер просто необходим, к примеру, при большом объеме документов или если на предприятии есть касса.
  2. Передача на аутсорсинг отдельных участков, зачастую это участок заработной платы. Такую модель выбирают компании, которые не хотят, чтоб сотрудники знали зарплаты друг друга.

Как создать сайт для онлайн-продаж за неделю и не допустить ошибок

Как рассказали эксперты компании Starsolutions, главная особенность бухгалтерского аутсорсинга в том, что этот бизнес-процесс не полностью уходит за пределы компании, а внешняя компания или человек, предоставляющий такие услуги, условно включается в рабочие бизнес-процессы компании.

Сейчас можно выделить несколько решений в сфере бухгалтерского аутсорса:

  • отдельный человек, работающий на удаленке;
  • компании, предоставляющие услуги в сфере бухгалтерского аутсорса;
  • специализированные интернет-сервисы по ведению бухгалтерии.

"Зачастую компании на аутсорсинге не занимаются управленческой бухгалтерией, а исключительно бухгалтерским налоговым учетом. Бухгалтер-многостаночник может упустить какие-то важные обновления в законах или пропустить цифры и т.д. Нужно брать специального бухгалтера по складу, который непосредственно занимается инвентаризацией торгово-материальных ценностей и пр.", – подчеркнули в BPO Company.

Аутсорсинговые услуги стоят примерно на 30% меньше, чем услуги штатного бухгалтера.

Также получается хорошая экономия для бизнеса на:

  • обучении персонала (а учиться приходится всегда);
  • на выписке спецлитературы;
  • на программном обеспечении (зачастую оно предоставляется аутсорсинговыми компаниями в аренду);
  • на обустройстве рабочего места.

В идеале аутсорсинговая компания очень внимательно относится к подбору персонала, соответственно уровень качества работы зачастую выше, чем может обеспечить приходящий или штатный бухгалтер.

Как правильно выбрать клиент-банк для бизнеса

Но так происходит, конечно, не всегда. Не каждый профессиональный штатный сотрудник может так же качественно работать и в аутсорсинге.

"Для физлиц-предпринимателей штатный бухгалтер не нужен. Для них в 90% случаев целесообразней аутсорсинг. Для крупных производственных компаний нужен штат бухгалтеров, либо, как минимум, 1 штатный бухгалтер, который будет заниматься документацией. В таком случае аутсорсинговая компания может предложить услугу: функция главного бухгалтера, которая сводится к консолидации данных, расчету налогов, подаче отчетов", – говорит Ирина Демчик.

Основные преимущества передачи бухгалтерских функций на аутсорс специализированной компании:

  • сокращение расходов: как правило, бухгалтер на аутсорсе обойдется дешевле, чем найм аналогичного сотрудника;
  • более высокий уровень оказываемых услуг: сотрудники таких компаний постоянно проходят профильное образование, посещают семинары, имеют доступ к специализированным порталам;
  • оперативное выполнение задач, отсутствие больничных, отпусков, проблем при увольнении сотрудников;
  • помощь в решении сопутствующих задач: специализированные аутсорсинговые компании, как правило, оказывают широкий спектр услуг, не ограничиваясь только бухгалтерией. В одном месте вы можете решить и прочие вопросы, связанные с ведением бизнеса, например, юридические, финансовые.

"Для малого и среднего бизнеса бухгалтерский аутсорс открывает возможность для оптимизации ведения своего бизнеса и частичного "снятия головной боли" с собственников", – говорят в Starsolutions.

что такое аутсорс бухгалтерия

Аутсорсинг-бухгалтерия vs бухгалтер в штате: что лучше, качественнее и дешевле

Однозначного ответа на этот вопрос нет. Преимущества есть как в аутсорсинге, так и в штатном бухгалтере. Все зависит от задач, которые необходимо закрыть.

Для среднего бизнеса – обычно выбирают штатного бухгалтера. Он всегда находится на месте, он может совмещать функции юриста, кадровика, налогового консультанта, финансиста и т.д.

В то же время на аутсорсинге – это обычно дополнительные функции, которые стоят денег клиенту.

К тому же понимание и практика аусторсинга в Украине не на высоком уровне. Поэтому многим руководителям привычнее, чтоб бухгалтер находился в офисе.

"Мелкий бизнес обычно обращается либо в аутсорсинговую компанию, либо берет бухгалтера на удаленку, так как штатный бухгалтер стоит достаточно дорого, и не все могут его себе позволить на начальном этапе запуска бизнеса", – заметила в беседе с UBR.ua Ирина Демчик.

Принцип работы с обслуживающей компанией и приходящим бухгалтером похож, но есть некоторые нюансы, о которых собственники не думают сразу, например, уровень ответственности.

Если компания выбирает работу с аутсорсинговой компанией, то обычно между ними заключается договор, в котором четко прописывается ответственность сторон. С приходящим бухгалтером редко заключаются договора. На практике бывают случаи, когда бухгалтер просто убегал, сделав ошибку.

Личная банковская карта для расчетов с клиентами. Есть ли риск блокировки

Аутсорсинг в свою очередь обеспечивает непрерывное бухгалтерское сопровождение, уход бухгалтера в отпуск или на больничный исключается, и при грамотно выстроенном процессе собственники не чувствуют, что у них нет штатного бухгалтера.

Еще одним из ключевых преимуществ является то, что бухгалтера, работающие в аутсорсинговой компании, обычно более широко ориентируются в законодательстве, чем бухгалтер, который работает с одной компанией.

Связано это с тем, что в аутсорсинге абсолютно разные клиенты, с разными видами деятельности, разными системами налогообложения и т.д. Один год работы в аутсорсинге можно прировнять к нескольким годам работы в обычной компании.

"Если говорить о крупном бизнесе, аутсорсинг, в основном, выбирают компании с иностранными инвестициями. В Европе аутсорсинг развит хорошо и учредители понимают, что это гарантия качества и их спокойствия", – говорит Ирина Демчик.

А что, если приходящий бухгалтер

Приходящий бухгалтер – это очень распространенная практика сейчас. Его можно нанимать, при условии, что собственник может определить компетенцию бухгалтера. Да, это самый дешевый вариант на данный момент. Но не всегда дешево означает качественно.

Иногда ошибки приходящего бухгалтера намного превышают сумму сэкономленных денег.

Бизнес и валюта. Как предпринимателю не потерять деньги на курсовых колебаниях

"У них часто отсутствует своя программная инфраструктура, ПО, работа ведется на пиратском софте, используются часто только бесплатные сервисы, которые ограничивают функциональность. Подход достаточно несистемный и рисковый. Лучше уже отдать предпочтение аутсорсингу", – говорят в BPO Company.

Если все-таки брать бухгалтера, то однозначно нужно заключать трудовой договор, в котором прописывать обязанности, ответственность и т.д.

"Приходящие-уходящие бухгалтеры – обычно физлица, которые за наличные деньги выполняют какой-то объем работ на месте, сидя в офисе клиента 1 час или меньше без гарантий и договоров, и которые потом уже недоступны для выполнения ежеминутных задач, не имея доступа ни к бухгалтерской программе, ни к электронному кабинету, ведь они постоянно "ходят", – подметил нам Илья Потоцкий.

что выбрать бухгалтер в штат или на аутсорсинге

Сколько стоит бухгалтер в штате и бухгалтерский аутсорсинг

Рынок бухгалтерских услуг абсолютно не урегулирован сейчас. Есть цены как в 500 грн, так и в 15 000 грн на одни и те же объемы.

В среднем сопровождение ФЛП стартует от 500 грн в аутсорсинговых компаниях.

Для предприятий, плательщиков НДС с небольшими объемами (порядка 25 документов в месяц) средняя цена на рынке аутсорсинговых услуг 5 000-7 000/мес.

Квалифицированный штатный бухгалтер не выйдет на полный рабочий день меньше, чем за 15-20 тыс. грн.

Приходящий бухгалтер за такую же работу может взять 1 500-2 000 грн, в зависимости от условий.

"Стоимость зависит от нагрузки, объема операций, их специфики и сложности.  Если это фрилансер, который активно работает на рынке, то его полное сопровождение может стоить порядка 800 грн в месяц. Сопровождение ТОВ и больших компаний, то тут, в зависимости от операций, ценник может доходить и до 80 тыс грн/мес. Для понимания, хороший бухгалтер сейчас в Киеве стоит порядка 20 тыс. грн/мес.", – говорят в BPO Company.

Уменьшить риск блокировки счета. Советы банкиров

Если говорить о том, кому какой вид аутсорса больше подходит, то можно выделить следующие целевые группы:

  • начинающие предприниматели/ФЛП – для них подойдут интернет-сервисы, в которых можно самому вести свою отчетность. Стоимость таких сервисов небольшая, обычно 500-1 000 грн за полгода;
  • начинающие предприниматели/ФЛП и компании с небольшим оборотом и небольшим количеством наемных работников – бухгалтер на аутсорсе. Стоимость зависит от объема бизнеса, если для ФЛП на третьей группе она может составлять 500-1 000 грн/мес., то уже для компаний с оборотом до 1 млн грн в год, может доходить до 10 000-15 000 грн/мес.;
  • условно средний бизнес (оборот от 1 млн грн в год) – специализированные компании, стоимость пакетных предложений которых также начинается от 10 000 грн/мес.

"Как правило, аутсорсинг подходит для всех, главное – правильно подобрать ту модель, которая закроет потребности конкретного бизнеса", – подметили в компании Starsolutions.

На что нужно обратить внимание при выборе аутсорсинговой компании

Собственникам нужно четко понимать, что входит в перечень предоставляемых услуг.

Очень часто при низкой цене, заявленной в прайсе, в пакет услуг входит и минимум функций. За остальное нужно доплачивать, и счет в итоге выходит в 3-5 раз выше, чем планировалось.

"Доплаты берут за работу в интернет-банкинге (подготовку платежей), за выписку первичной документации, за кадровый учет, так как не у всех он входит в пакет зарплатного учета, за количество позиций в документе, за количество расчетных счетов в организации и т.д.", – рассказывает Ирина Демчик.

В Минцифры рассказали, как закрыть ФЛП "за две минуты"

Расходы на программное обеспечение

В основном аутсорсинговые компании работают на своем ПО. По необходимости – предоставляют доступ клиенту к базе, иногда за дополнительную плату, иногда это может входить в пакеты обслуживания.

Если говорить о бухгалтерских программах, для бизнеса всегда есть выбор: покупать ее или брать в аренду. В долгосрочной перспективе покупка обходится дешевле, чем аренда. Базовая версия "1С" стоит порядка 7 000 грн. Аренда стоит 450 грн/место в месяц.

Чтобы полноценно обеспечить рабочее место бухгалтера, нужно вложиться:

  • в мебель, технику ПК + МФУ;
  • программное обеспечение (ОС – от 2 500 грн);
  • программа для бухучета – от 7 000 грн;
  • сервисы с подписками актуальных изменений – от 1 000 грн/мес.;
  • качественный сервис для регистрации налоговых накладных – от 2 000 грн/год;
  • работа системного администратора и специалиста по безопасности – от 3 000 грн/мес.;
  • безопасная профессиональная почта, антивирус – от 1 000 грн.

"Стартовые и месячные расходы достаточно большие, тем более, когда все лицензионное и с поддержкой от производителя, а не ломаные версии. С аутсорсом – это все входит в ежемесячное обслуживание, ведь каждая серьезная компания в это вкладывается. Плюс еще, к примеру, СРМ, чтобы ни один запрос от клиента не потерялся", – говорит Илья Потоцкий.

документация и ведение бухгалтерии аутсорс

Степень ответственности: кто заплатит за "косяк"

В большинстве случаев "за косяк" заплатит аутсорсинговая компания.

При условии, что ошибку допустили бухгалтеры и это не вина руководителя (не дал документы, не сообщил вовремя об изменениях внутри предприятия, отказался оформлять трудовые отношения, а проверка пришла).

"Если случаются какие-то доначисления или штрафы и пр. сложности, то компания-провайдер, которая сопровождает предпринимателя, берет на себя абсолютно все риски. Тем самым бизнес может сфокусироваться на своей основной компетенции", – подчеркнули в BPO Company.

Как правильно выбрать зарплатный проект

Теневая бухгалтерия

Зависит от того, насколько она теневая. Если это 100% теневой учет, то порядочная аутсорсинговая компания просто не возьмется за такую деятельность.

Согласно действующему законодательству, аутсорсинговая компания должна сообщать о рисковых операциях своих клиентов. Ответственность за невыполнение требования большая – более 300 тыс. грн при выявлении.

Есть вопрос доказательной базы. Нужно понимать, что чем "белее" учет, тем меньше вероятность ошибок и проблем с контролирующими органами.

"Всю деятельность по бухгалтерии аутсорсинговые компании ведут согласно официальных выписок и документов своих клиентов, ведь управленческий либо другой учет - это уже другого уровня специалисты", – заметил Илья Потоцкий.

Что выгоднее для предприятия: юрист на аутсорсе или в штате

Подводим итоги: плюсы и минусы

Бизнес сам должен понимать, что ему ближе. Аутсорсинг – для более прогрессивных предпринимателей, которые готовы отходить от традиций и адаптироваться к изменениям.

Штатный бухгалтер стоит дороже, однако, если это толковый специалист, за него нужно держаться, поскольку квалифицированный персонал был, есть и будет на вес золота.

Хотите первыми получать важную и полезную информацию о ДЕНЬГАХ и БИЗНЕСЕ? Подписывайтесь на наши аккаунты в мессенджерах и соцсетях: Telegram, Twitter, YouTube, Facebook, Instagram.

Теги: бухгалтер бухгалтерия аутсорсинг бизнес бухучет вид бухучета бухгалтеры
Просмотров: 886