У людей, безусловно, вырабатываются некоторые привычки. Это в равной степени касается как личной жизни, так и работы. А когда вы являетесь владельцем бизнеса, ничего вам не мешает заняться самоорганизацией и наладить рабочий процесс так, как вам заблагорассудится. Однако иногда из вида выпадают некоторые способы облегчить себе жизнь, освободить время и ресурсы для дополнительной пользы делу, на решение важных задач. Директор компании-поставщика программного обеспечения для бухгалтерского учета Xero Крис Рид предложил несколько советов, как именно достичь такого результата. 

Планирование

Планирование – это первое дело, которым стоит заняться в начале рабочего дня. Это поможет сосредоточить свое внимание на первоочередных задачах и дает гарантию, что в конце рабочего дня вы не будете удивлены, что ничего не успели.

Начните с того, что запишите все, что вам нужно сделать на протяжении дня. Разделите объемные и сложные задачи на несколько этапов с перерывами. Так они станут менее пугающими и более достижимыми. Затем пронумеруйте дела в порядке приоритета. Постарайтесь составить список так, чтобы часть наиболее неприятных и тяжелых задач была выполнена в первую очередь. Это создаст видимость того, что остальная часть дня пройдет не так напряженно.

Держите ваш план при себе – так вы сможете регулярно проверять свои успехи, вычеркивать задачи по мере их завершения. В данном случае можно использовать удобные вам приложения для составления плана на день.

Читайте также:

 

 

Аутсорсинг

Как много времени вы уделяете на то, чтобы обслуживать уже имеющихся и искать новых клиентов, реализовывать дополнительные возможности? И сравните это с тем, сколько времени уходит на рутинные административные задачи, которые хоть и необходимо выполнять, по сути от них прямой пользы мало.

В связи с этим вы можете отдать часть такого рода обязанностей на аутсорс, при этом их можно выполнять только тогда, когда в этом есть необходимость. В результате – вы платите только за проделанную работу.

Дополнительные услуги, как правило, предоставляют удаленно. К таковым можно отнести ответы на телефонные звонки, набор текста, проведение исследований, подготовка презентаций, обновление социальных сетей и прочее.  

Автоматизация

Если вы все еще занимаетесь бухгалтерским учетом, оплатой счетов, начислением заработной платы и другими аналогичными делами вручную, вам пора оглянутся вокруг и понять, что вы отстаете от своих коллег. Большинство такого рода задач уже давно можно выполнять автоматически с помощью разнообразного программного обеспечения.

Программы учета для малого бизнеса автоматически обновляют финансовые отчеты при получении информации с банковского счета, это облегчает работу, так как больше нету необходимости сортировать и вводить данные со счетов и квитанций. Аналогичный подход можно применять и к другим финансовым операциям.

При этом многие программы имеют "дополнения", которые позволяют настроить программное обеспечение специально для вашей отрасли или даже вашего предприятия.

Не забывайте и про облачные сервисы, с помощью которых вы можете получить доступ к своим счетам в любое время и разными способами: заходя с компьютера, планшета или смартфона.

Деловые встречи 

Сидя на бесконечных совещаниях, на которые уходит уйма времени, мы думаем о тех делах, которые еще нужно успеть сделать к концу рабочего дня. А сроки поджимают. Поэтому, перед тем, как согласиться на встречу, спросите себя, есть ли в этом действительно необходимость и насколько она будт продуктивной.

Если вы понимаете, что от этого будет небольшая польза – лучше отказаться и заменить часовую личную встречу пятиминутным телефонным разговором. А те встречи, которых вы не можете избежать, постарайтесь проводить как можно быстрее.  

Накануне деловой встречи думайте о том, каких конкретных результатов вы хотите достичь. Перед началом стоит подготовить повестку дня – в виде списка ключевых вещей, которые вы хотели бы обсудить. К нему стоит обращаться в ходе встречи, чтобы убедиться, что дискуссия не отклоняться от курса и время не уходит впустую.

Время "простоя" 

В течение дня часто появляется несколько свободных минут, например, когда вы ждете звонка или приезда клиента. Эти моменты также можно использовать продуктивно.

Для этого в ваш ежедневный список планов необходимо вносить мелкие задачи, который можно сделать в любое время. Это может быть звонок партнеру или клиенту, заказ канцелярии, оплата счета. Когда у вас появляется лишних пять минут, займитесь решением одного из таких дел.

Если вы используете облачные сервисы, вы можете выполнять эти и другие мелкие задачи в любом месте без какой-либо привязки. Например, если вы прибыли на встречу за несколько минут до назначенного времени, вы можете с помощью мобильного устройства сделать денежный перевод.

По мнению Криса Рида, если вы будете следовать этим правилам, ваш рабочий день станет более продуктивным и, в то же время, менее напряженным. 

Хотите первыми получать важную и полезную информацию о ДЕНЬГАХ и БИЗНЕСЕ? Подписывайтесь на наши аккаунты в мессенджерах и соцсетях: Telegram, Twitter, YouTube, Facebook, Instagram.

Теги: рабочий день автоматизация свободное время продуктивность эффективность планирование аутсорсинг
Источник: Украинский Бизнес Ресурс Просмотров: 3815