Согласно пирамиде потребностей Маслоу, нас не интересует самореализация и общественное признание, пока мы голодны или не находимся в безопасности: сначала нужно удовлетворить потребности низшего уровня, чтобы переходить к верхнему. Теория Маслоу обычно используется в психологии и теории менеджмента, но автор, сертифицированный тренер по продуктивности Тамара Майлс в своей книги "Пирамида эффективности. От разрозненных техник к цельной системе" предлагает использовать ее в управлении личной эффективностью. Прежде чем заняться тайм-менеджментом, необходимо навести порядок у себя дома и в офисе, в своем компьютере, и только после всего этого можно заниматься целеполаганием и максимально реализовывать свой потенциал. UBR.ua прочитал книгу Тамары Майлс и выбрал самые интересные рекомендации автора.

 

 

                                                      

 

     Тамара Майлс — сертифицированный тренер по продуктивности, консультант.

 Первый уровень: организация  физического пространства

Чтобы повысить свою продуктивность и более эффективно распоряжаться собственным временем, начать нужно с первого уровня: организации физического пространства. Стоит начать создания такой системы работы с документацией, которая подходит именно вам. Представим, что ваш рабочий стол завален бумагами. Первое, что вам нужно сделать, – собрать все бумаги и распределить их по трем категориям, физически разделив на три стопки:
                                                   
  • Выбросить. Здесь все документы, которые вам больше не нужны или информация из которых дублируется;
  • Выполнить. Во вторую стопку попадают бумаги, которые требуют от вас выполнения каких-то действий;
  • Сохранить. Отложите в третью стопку все документы, которые нужно сохранить, но которые не требуют от вас при этом выполнения каких-то действий.
Принцип "трех действий" помогает сформировать общую картину. Это способ систематизации высшего уровня. Когда вы изначально распределяете все документы в три категории, ваша истинная цель – избавиться от максимального количества бумаг.
                 
Если ежедневно распределять этот поток по трем категориям ("Выполнить", "Выбросить", "Сохранить"), это займет не больше пяти минут. Если заниматься этим раз в неделю, потребуется как минимум 45 минут, потому что нужно будет вспомнить, о чем шла речь, а затем принять решение. Гораздо легче и эффективнее разбирать бумаги по мере их поступления ежедневно. Обработка входящий корреспонденции – это просто распределение по категориям.

Второй уровень: организация электронного документооборота

Беспорядок, неважно какую форму он принимает – физическую или электронную, как правило, обусловлен неспособностью принять решение по поводу того, надо ли что-то выбросить, предпринять какие-либо действия или сохранить. Если вы по мере поступления не принимаете осознанных решений о необходимости сохранить что-либо, вы своими руками начинаете создавать хаос.  
 
Несколько простых шагов помогут сделать ваш подход к работе с электронной почтой системным, что, в конце концов, положительно скажется на повышении эффективности. Один из способов заключается в том, чтобы представить себе работу с электронной почтой в виде последовательности шагов.
 
  • Доступ к электронной почте. Составьте расписание, в какое время вы будете ежедневно проверять свою электронную почту;
  • Партия писем. Папка "Входящие" – это точка получения сообщений, где они остаются до тех пор, пока вы их не обработаете;
  • Проверка входящей корреспонденции. Проверка всех сообщений, отнюдь не означает, что вы должны читать каждое. Зачастую решение по поводу электронного письма можно принять исходя из его темы или нескольких первых строк;
  • Удаление. Если ваша основная цель – освободить папку корреспонденции, один из самых способов этого добиться – удалять сообщения;
  • Исполнение. Желательно, чтобы вы не возвращались к прочитанным письмам повторно. Если вам требуется всего несколько минут, чтобы ответить на сообщение или переслать его, сделайте это сразу;
  • Хранение. Нет единого верного способа хранения электронных сообщений. Вы должны придумать систему, эффективную лично для вас. Один из вариантов – система подпапок в вашей папки входящей корреспонденции. Сортировать папки можно по темам, категориям, клиентам и проектам в зависимости от того, какого рода сообщения вы обычно получаете.

Третий уровень: тайм-менеджмент

Тайм менеджмент это выполнение того, что действительно важно, тех вещей, которые ведут к достижению целей. В этой главе вы узнаете о трех "П" тайм-менеджмента:
                          
  • Планирование. Определите круг задач, над которыми вам предстоит работать: все, что вы должны или хотите сделать;
  • Приоритеты. Выделите приоритеты: чем вы должны заняться в первую очередь, во вторую очередь и заниматься вообще;
  • Приведение в исполнение. Одно дело – знать, что нужно делать, и совсем другое – действительно это исполнять

Планирование

Управление временем, как вы понимаете, – это управление выбором. Мы хотим успеть сделать гораздо больше, чем позволяет время, а потому нужно проанализировать свой список задач решить, на какие из них потратить время. Есть четыре основных способа решить, будете ли вы что-то делать:
                                      
  • Выбрать. Определите, что для вас является важным и необходимым;
  • Удалить. Вы можете удалить какие-то задачи из своего списка, приняв взвешенное решение что-то не делать;
  • Подождать. Вы можете отложить выполнение каких-то задач на следующий месяц или позже;
  • Делегировать. Вы можете делегировать выполнение какой-то задачи, чтобы это сделали за вас.
Практически все доступные системы тайм-менеджмента в качестве первого шага рекомендуют перенос всех задач и дел, которые вы держите в голове на бумагу. Запишите, что вам нужно сделать, и начните приводить этот список в исполнение.

Приоритеты

При планировании длительности и определении приоритетов сконцентрируйтесь на важных задачах, то есть тех, которые относятся к категориям "Важно и Срочно" и "Важно и Не срочно". Эти задачи, надо выполнять в обязательном порядке.
Определение приоритетов задач по принципу их срочности и важности поможет вам понять, чем следует заниматься в течение рабочего дня, недели, месяца, года. Вы будете работать над теми задачами, которые приведут вас к достижению целей.

Приведение в исполнение

Если вы составили план действий и определили приоритеты, пришло время действовать. Сначала вы планируете вашу работу, а затем воплощаете рабочий план в жизнь. Однако существуют факторы, не позволяющие нам достичь оптимального уровня работы. Я называю их "похитителями времени". Они включают перфекционизм, многозадачность, прокрастинацию, непредвиденные паузы в работе, а также ситуации, когда вы тратите слишком много времени на обдумывания вариантов решения. Это отвлекает нас от воплощения своего плана в жизнь. Единственный способ справиться с "похитителями времени" – научиться их распознавать и выработать стратегии, чтобы им противостоять.
                     
Один из лучших способов всегда завершать дело вовремя – это иметь делового партнера, с которым вы связаны обстоятельствами. В своей книге Still Procrastinating: The No Regrets Guide to Getting It Done. ("Все еще тянете время? Руководство по завершению незаконченных дел"). Джозеф Феррари рассказывает историю о профессоре экономике из Гарварда, который платил своим соавторам по 500 долларов каждый раз, когда не успевал закончить обещанную статью или проект в обговоренный срок. Финансовый стимул, несомненно, помогает справиться с прокрастинацией, хотя нет необходимости заходить так далеко. Обычно бывает достаточно, что кто-то следит за тем, как вы выполняете свои обязательства.

Четвертый уровень: соответствие целей и действий

Если вы хотите жить так, чтобы каждый день приближал вас к заветной цели, то нужно создать картину будущего: каким вы видите себя завтра и через несколько лет. Подумайте о том, кем вы хотите стать во всех аспектах своей жизни: на работе, в семье, с точки зрения физической культуры и духовного роста, в отношениях со своей второй половинкой и так далее. Я рекомендовала вам вести календарь для всех ваших дел, личных и рабочих; точно также ваши цели должны охватить всю вашу жизнь, а не только какую-то ее часть. В конце концов, каждое решение имеет свои последствия и, чтобы ваши цели были реалистичными, то есть, чтобы вы действительно в них поверили, нужно охватить картину целиком.

Smart-цель

Вы должны убедиться, что ваша цель выполнима и требует конкретных действий. Она изначально должна содержать те характеристики, которые помогут вам с успехом ее достичь. Для обозначения таких целей используйте акроним SMART.
                                       
  • Specific: конкретная. Ваша цель должна быть четкой и ясной, чтобы не могло возникнуть никакой двусмысленности в том, чего вы хотите достичь. Таким образом вы повысите свои шансы добиться желаемого;
  • Measurable: измеримая. Вы должны точно понимать, когда можете считать свою цель достигнутой;
  • Attainable: (achievable): достижимая. Убедитесь, что цель и результаты достижимы и реалистичны, чтобы вы сами в них верили;
  • Relevant: актуальная, значимая. Цель должны быть важной для вас, чтобы вы были готовы прилагать усилия ради ее достижения;
  • Timely(time-bound): привязанная ко времени, с конкретным сроком выполнения. Только тогда, когда вы определите сроки достижения вашей цели, вы сможете составить пошаговый план и добиться задуманного.
 
Вот простой пример того, как семейная цель переходит в разряд SMART-цели: 
Цель: проводить больше времени с детьми.
SMART-цель: каждый вечер проводить минимум 15 минут с ребенком за совместным чтением, начиная с этого месяца.

Пятый уровень: возможности

Продуктивность ради продуктивности ничего не значит. Теперь, когда вы полностью контролируете свое время, необходимо уделить внимание приоритетам, чтобы быть уверенным, что вы делаете все, чтобы стать тем, кем хотите быть.
 
Возможность заключается не в финальной точки, до которой вам нужно добраться, а в том, чтобы развить в себе открытость и восприимчивость. Смысл в том, чтобы находить возможности, а затем с помощью эффективной для вас структуры реализовывать их. Когда ваша жизнь упорядочена и полностью у вас под контролем, вы более открыты тем возможностям, которые возникают у вас на пути и это, в свою очередь, поможет вам максимально реализовать заложенный в вас потенциал.
?  
Как ставить цели и достигать их? Как открыть для себя новые возможности? Начните с пяти принципов:
  1. Получайте удовольствие: вновь начните заниматься тем, что раньше приносила вам удовольствие и от чего вы по каким-то причинам отказались;
  2. Активно в чем-то участвуйте: проводите больше времени с  друзьями, с семьей, со знакомыми по интересам, займитесь волонтерской деятельностью;
  3. Заботьтесь о себе: уделяйте больше внимания здоровью, дому, благосостоянию;
  4. Развивайтесь: уделяйте больше времени и сил тому, что вам нравится заниматься сейчас, и  попытайтесь подняться на уровень выше в своем увлечении;
  5. Экспериментируйте: ищите новые вызовы, сложные задачи, за которые вы никогда не рисковали браться,– то, что потребует изменение вашего мировоззрения.
Эти пять шагов для реализации ваших возможностей помогут вам не только повысить производительность, но и обеспечить более значимый результат. Помните: возможность заключается в том, чтобы что-то делать для себя, а не ждать, пока что-то произойдет в вашей жизни само собой.
                              
Книга предоставлена интернет-магазином Kniga.biz.ua Купить книгу можно по ссылке.
     

Хотите первыми получать важную и полезную информацию о ДЕНЬГАХ и БИЗНЕСЕ? Подписывайтесь на наши аккаунты в мессенджерах и соцсетях: Telegram, Twitter, Google+, Facebook, Instagram.

Теги: тайм-менеджмент kniga.biz.ua тамары майлс
Источник: Украинский Бизнес Ресурс Просмотров: 8229
Загрузка...
Загрузка...