У всех работников иногда наступают дни, когда работа не идет, такое впечатление, что выполнить даже минимальную задачу – нет сил и желания. Независимо от того, сколько проектов или дел на вас сейчас висит – к вечеру ситуация (особенно при отсутствии проверки) только усугубляется, появляется чувство тотальной загруженности и разочарования – и оно намного сильнее, чем было в начале дня.

Соучредитель консалтинговой фирмы Cohen Brown Group Management Эдвард Браун, уверен, что эта проблема преследует некоторых работников в течение многих десятилетий. Однако в век постоянных цифровых "отвлечений" потеря времени и производительности стала еще более актуальным вопросом, нежели это было ранее.

Ранее мы уже рассказывали, как сделать рабочий день более эффективным за счет правильного подхода к работе. Сегодня речь пойдет о том, как не отвлекаться на работе и эффективно выполнять намеченные рабочие задачи.

"От 40 до 60% процентов времени на работе теряется из-за нежелательных, ненужных, непроизводительных перерывов, – считает г-н Браун. – Если бы эти перерывы были устранены, это могло бы увеличить количество времени, доступного для достижения нужного уровня производительности и финансовой результативности".

Помехи продуктивности

В одной со своих книг Эдвард Браун определил пять основных факторов, способствующих потере времени на рабочем месте:

  1. Перерывы. К этому относится все, что нарушает рабочий процесс – от остановки коллеги возле вашего стола для того, чтоб перекинутся парой слов, до неожиданного телефонного звонка или всплывающего уведомления на экране компьютера.
  2. "Перезагрузка". Сюда входят усилия, затраченные на возобновление работы с того места, где вы остановились до перерыва, которые будут зависеть от причины "перерыва" и его длительности.
  3. Потеря темпа. Считается, что нарушение эффективности, точности и производительности построено на нарушении ритмичности выполняемых задач, которые повторяются.
  4. Дубли. Исправление части проекта или полностью переделка его с самого начала, в случае, когда работа выполнена с ошибками или в плохом качестве, часто связаны с тем, что работник не фокусируется на задаче.
  5. Последствия стресса. Последствия стресса сильно вредят качественному выполнению работы – он приводят к умственной усталости, раздражительности, потери концентрации и снижению эффективности и производительности.

"Время блокировки" от назойливых коллег

Ответственными за такие перерывы, которые в результате приводят к негативным последствиям, являются и сотрудники, и начальство и клиенты. Они "воры времени", которые отнимают драгоценную производительность, считает Эдвард Браун. Однако полностью предотвратить "атаки" этих воров –  просто невозможно.

"Все воры чьего-то времени, – утверждает г-н Браун. – Коллеги перебивать друг друга, руководители прерывают своих подчиненных. К сожалению, работа устроена так, что у человека нет какого-то личного пространства. Коллега может подойти и спросить вас о чем-то в тот момент, когда вы сосредоточены на каком-либо важном процессе".

Читайте также:

Хотя вы не можете избежать всех перерывов, на протяжении дня вы все же должны создавать промежутки времени, когда ваше внимание ни на что не может распыляться. Для этого существует специальная техника, которая называется "временная блокировка". В идеальной среде все работники должны обеспечить бесперебойный промежуток времени – период блокировки, который необходим для того, чтобы сосредоточиться на важных задачах, поддерживать свой ритм и производительность, советует Эдвард Браун. Это не подразумевает просмотра веб-страниц, проверку социальные сетей, ответов на электронные письма или телефонные звонки – это должен быть "тихий" период, без внешних отвлечений, в результате которых вы можете получить дополнительную работу. Коллеги и начальство должны об этом знать и уважать "время блокировки". В этот период нужно перестраховывать друг друга, чтобы избежать перерывов, к примеру, при общении с клиентами.

Эксперт отмечает, что "время блокировки" является чрезвычайно эффективным, потому что она позволяет работникам сосредоточиться на нескольких критически важных приоритетах, к которым часто не доходят руки из-за наличия мелких задач, существующих всегда и при любых обстоятельствах. Секретом того, как сделать ту или иную важную работу, является выявление ваших собственных приоритетов и обеспечение им необходимого внимания во время "замкнутости".

"То, что другие считают срочной задачей, вы можете рассмотреть со своей точки зрения", – говорит г-н Браун. Вы должны проанализировать, в какое время и при каких обстоятельствах вам лучше заняться более сложными, а когда – более простыми задачами.

Конечно, в полной мере обеспечить себе необходимое "время блокировки" в офисе – очень трудно. Однако вы можете побеседовать с коллегами и объяснить им выгоды от этой идеи.

"Когда к вам обращаются "воры времени", вы должны объясниться с человеком, – советует Эдвард Браун. – Вы не должны просто отказать своему коллеге без озвученных причин. Нужно подумать, что вы собираетесь сказать в ответ, который должен быть максимально четким и аргументированным".

Если вы не можете полноценно реализовать советы эксперта на своей работе, по крайней мере, попытайтесь минимизировать внешнее вмешательство в ваше рабочее пространство и обсудите с коллегами возможности предоставления друг другу времени спокойно поработать.

Хотите первыми получать важную и полезную информацию о ДЕНЬГАХ и БИЗНЕСЕ? Подписывайтесь на наши аккаунты в мессенджерах и соцсетях: Telegram, Twitter, YouTube, Facebook, Instagram.

Теги: коллеги рабочий день продуктивность отвлечения
Источник: Украинский Бизнес Ресурс Просмотров: 2783