Польза, которую приносит управление рисками в проектах, огромна. Вы можете получить много выгод (даже в деньгах), проактивно работая с неопределенными событиями проекта. В результате вы минимизируете воздействие угроз проекта и пользуетесь возможностями, которые возникают. Это помогает выполнять проект в срок, в рамках бюджета и с тем качеством результата, который требует спонсор проекта. Ваша команда проекта также будет намного счастливее, если им не придется работать в режиме "тушения пожаров", необходимого для исправления дефектов, которых можно бы было избежать.

В этой статье дается 10 золотых правил для успешного применения управления рисками в ваших проектах. Они основаны на собственном опыте автора, который был вовлечен в проекты на протяжении более чем 15 лет. Также в статье собраны выжимки из большого количества литературы доступной по данной области.

Банки активно ищут риск-менеджеров

Правило 1: Сделайте управление рисками частью вашего проекта

Первое правило имеет большое значение для успешного управления рисками проекта. Если вы по-настоящему не встроили управление рисками в проект, вы не сможете снять урожай преимуществ данного подхода. Вы можете столкнуться с множеством ложных подходов к рискам в компаниях. В некоторых проектах команда вообще не использует какие-либо подходы к управлению рисками. Они либо игнорируют их в своем первом проекте, либо уверены в том, что риски не возникнут (а они, конечно же, возникают потом).

Некоторые люди вслепую доверяют руководителю проекта, особенно если он выглядит как понюхавший пороха в боях ветеран, который сидел в окопах на протяжении последних 20 лет. Профессиональные компании делают управление рисками частью своей повседневной деятельности и включают его в повестку встреч по проектам и в обучение персонала.

5 тенденций в профессии руководителя проекта

Правило 2: Идентифицируйте риски как можно раньше

Первым шагом в управлении рисками является идентификация рисков, которые могут присутствовать в проекте. Это требует открытого образа мышления, сфокусированного на сценариях, которые могут происходить в будущем. Для идентификации рисков существует 2 основных источника: люди и бумага. Люди – это ваша команда, каждый член которой приносит свой личный опыт и экспертизу. Другие люди, с которыми нужно пообщаться – это эксперты вне вашего проекта, имеющие послужной список проектов или работ, которые похожи на ваши. Они смогут раскрыть некоторые мины-ловушки, на которые вы можете натолкнуться, или раскрыть вам прекрасные возможности, которые не приходили вам на ум до этого. Интервью и встречи с командой (мозговые штурмы по рискам) являются самыми распространенными методами для обнаружения рисков.

Бумага – это другая история. Проекты обычно генерируют большое количество (электронных) документов, которые содержат риски проекта. Они не всегда могут иметь в своем названии слово "риск", но тот, кто может читать между строк – найдет их. План проекта, обоснование проекта, планирование ресурсов – неплохая документация для начала. Другой категорией являются старые планы других проектов, внутренняя сеть вашей компании и специализированные веб-сайты.

Сможете ли вы идентифицировать все риски, перед тем как они возникнут? Возможно – нет. Однако если вы совместите различные методы идентификации рисков, вы, вероятно, найдете большинство из них. При правильной работе с этими рисками, у вас будет достаточно времени на неопределенные риски, которые возникнут.

Правило 3: Обменивайтесь информацией о рисках

Проваленные проекты показывают, что руководители этих проектов часто даже и не догадывались о большой кувалде, которая обрушилась на них. Пугающим открытием было то, что кто-то в проектной организации на самом деле видел кувалду, но не информировал руководителя проекта об ее существовании. Если вы не хотите, чтобы это случилось в вашем проекте – уделите большое внимание обмену информацией о рисках.

Неплохим подходом является постоянное включение коммуникации рисков в ваши задачи. Если у вас встреча с командой проекта, включите риски проекта по-умолчанию в повестку встречи (и не последним пунктом в списке!). Это покажет то, что риски очень важны для руководителя проекта, и даст членам команды возможность естественным образом обсудить существующие риски и проинформировать о новых.

Другой важной линией коммуникации является та, которая проходит между руководителем проекта и спонсором проекта. Сосредоточьте ваши усилия на информирование о больших рисках, и убедитесь, что не удивите босса или клиента! Также позаботьтесь, чтобы спонсор принял решения о самых серьезных рисках, так как обычно некоторые из них превышают мандат руководителя проекта.

Правило 4: Учитывайте как угрозы, так и возможности

Риски проекта имеют негативную коннотацию: они "плохие ребята", которые вредят вашему проекту. Тем не менее, современные подходы к рискам сосредотачиваются также на позитивных рисках, возможностях. Это неопределенные события, которые выгодны проекту и организации. Эти "хорошие ребята" делают ваш проект быстрым, лучшим и более прибыльным.

К сожалению, большинство проектных команд прикладывают большие усилия, чтобы пересечь финишную черту, будучи перегруженные работой, которую нужно выполнить в сжатые сроки. Это придает проекту такую динамику, при которой только негативные риски имеют значение (если команда вообще работает с рисками). Убедитесь, что вы выделяете время для работы с возможностями, даже если это всего полчаса. Есть вероятность, что вы увидите пару возможностей с высокой окупаемостью, которые не потребуют больших инвестиций времени или ресурсов.

Правило 5: Выясняйте владельцев рисков

Кое-кто из руководителей проектов думают что с рисками покончено, как только сформирован перечень рисков. Тем не менее, это только всего лишь начальная точка. Следующий шаг – прояснить, кто является ответственным за этот риск! Кто-то должен почувствовать как "запахло жаренным", если о риске не заботятся должным образом. Фокус вот в чем: назначьте владельца на каждый риск, который вы нашли. Владелец риска это член команды, который несет ответственность за оптимизацию риска в проекте. Эффект действительно позитивный. Сначала люди обычно чувствуют неудобство в том, что они на самом деле ответственны за определенные риски. Но со временем, они будут действовать и выполнять задачи для уменьшения угроз и усиления возможностей.

Владение рисками также существует и на другом уровне. Если угроза возникает, кто-то должен заплатить за это. Это звучит логично, но этот вопрос должен быть закреплен до того как наступит риск. Особенно, если в проект вовлечены различные бизнес единицы, подразделения и подрядчики, становится важным кто отвечает за последствия и должен опустошить свой бумажник. Важный аспект эффекта от определения владельца риска еще и в том, что линейный руководитель начинает уделять внимание проекту, особенно когда на кону большие деньги. Владение риском также одинаково важно и для возможностей. Борьба за неожиданный сверхдоход может стать долгим времяпрепровождением менеджмента.

Куда пойти учиться? Самые востребованные профессии через 5 лет

Правило 6: Расставляйте приоритеты рискам

Однажды один руководитель проектов мне сказал: "Я отношусь ко всем рискам одинаково". Это действительно делает жизнь проекта легкой. Однако это не приносит наилучших результатов. Некоторые риски имеют большее воздействие, чем остальные. Поэтому вам лучше всего потратить больше времени на те риски, которые могут вызвать наибольшие потери либо доходы. Проверьте, есть ли такие барьеры в проекте, которые смогут пустить под откос весь проект. Если они есть, присвойте им приоритет №1. Оставшимся рискам расставьте приоритеты по "внутреннему чутью", или более объективно – по определенным критериям. Критерии, которые могут быть использованы командой – сила воздействия риска и его вероятность. Вне зависимости от того как вы измеряете приоритет, используйте его последовательно и фокусируйтесь на больших рисках.

Правило 7: Анализируйте риски

Понимание природы риска является предпосылкой для разработки эффективного ответа на риск. Поэтому потратьте некоторое время на близкое рассмотрение каждого риска и не переходите к выводам без понимания сути риска.

Анализ рисков возникает на различных уровнях. Если вы хотите понимать каждый риск в отдельности, наиболее плодотворным будет подумать о том, какое воздействие он оказывает, и тех причинах, которые его вызывают. Анализируя влияние риска, вы сможете описать какой результат воздействия риска возникает сразу после того как риск сработал, и какие воздействия оказывает риск с течением времени или как следствие первоначального результата риска. Более детальный анализ может показать величину воздействия на определенную область проекта: стоимость, сроки или качество. Другая позиция, с которой можно посмотреть на риски, – сосредоточение на событиях, которые предшествуют возникновению риска – причинах риска. Перечислите различные причины и обстоятельства, которые уменьшают или увеличивают вероятность наступления риска.

Другой уровень анализа рисков – исследовать весь проект. Каждый руководитель проекта должен ответить на обычные вопросы об общем бюджете или дате завершения проекта. Если учитывать риски, вы можете сделать моделирование, для того чтобы показать вашему спонсору с какой вероятностью проект будет закончен в установленный срок либо период. Похожее упражнение может быть выполнено и со стоимостью проекта.

Информация, которую вы собираете во время анализа рисков, обеспечит ценный вклад в понимание проекта и послужит входными данными для поиска эффективных ответов на риски.

Правило 8: Планируйте и внедряйте ответы на риски

Действия по внедрению ответов на риски имеют большую ценность в проекте. Вы предотвращаете возникшую угрозу или минимизируете негативные воздействия. Именно здесь ключевой момент работы с рисками. Остальные правила помогли вам обозначить, расставить приоритеты и понять риски. Это поможет вам разработать основательный план ответа на риски, который сосредоточен на победе над риском.

Если вы имеете дело с угрозами, у вас в основном есть три варианта: избегание риска, минимизация риска и принятие риска. Избегание риска означает что вы организовываете проект таким образом, при котором вы никогда не столкнетесь с этим риском в дальнейшем. Это может выражаться в изменении подрядчика или принятия другой технологии, или, если имеет место фатальный риск – прекращение проекта. Расходование денег на проект, который уже обречен, – плохая инвестиция.

Наибольшей категорией ответа на риски является минимизация рисков. Вы можете попробовать предотвратить возникновение риска, влияя на причины или уменьшая негативные воздействия, которые могут произойти. Если правило №7 выполнено как положено (анализ рисков), у вас будет большое количество возможностей повлиять на это.

Последний способ ответа на риски – принятие риска. Он будет хорошим выбором, если воздействия на проект минимальны, либо возможности повлиять на риск кажутся очень трудными, затратными по времени или относительно дорогими. Только убедитесь, что принятие данного риска – это осознанный выбор.

Ответы на положительные риски (возможности) противоположны ответам на угрозы. Они будут сосредоточены на поиске рисков, максимизации их воздействия или их игнорирования (если возможность кажется слишком маленькой).

Правило 9: Регистрируйте риски проекта

Это правило касается бухгалтерии (однако не останавливайте чтение). Ведение журнала рисков позволяет видеть прогресс и убедиться в том, что вы не забыли о риске или о двух. Это также прекрасный инструмент коммуникации, который информирует вашу команду и других заинтересованных лиц о том, что происходит с рисками в проекте (правило №3).

Хороший журнал рисков содержит описание рисков, проясняет владельцев рисков (правило №5) и позволяет выполнить базовый анализ в отношении причин и последствий (правило №7). Большинство руководителей проектов не очень любят административные задачи, но ведение бухгалтерии по рискам окупается сполна, особенно если количество рисков велико.

Некоторые руководители проектов не хотят регистрировать риски, потому что думают, что их так можно легко обвинить, если что-то пойдет не так. Однако на самом деле – все наоборот. Если вы зарегистрировали риски проекта и действенные ответы на риски, которые еще к тому же были внедрены, вы создадите послужной список, который никто не сможет отрицать. Даже если сработает риск, который спустит проект с рельс. Реализовывать проекты – это всегда рисковать.

Правило 10: Отслеживайте риски и связанные с ними задачи

Журнал рисков, который был результатом правила №9, поможет вам отслеживать риски и связанные с ними задачи. Отслеживание задач является повседневной работой для каждого руководителя проектов. Интеграция задач, связанных с рисками, в эту ежедневную рутину самое простое решение. Задачи, связанные с рисками, могут выполняться для идентификации или анализа рисков, либо для генерации, выбора и внедрения ответов на риски.

Отслеживание рисков отличается от отслеживания задач. Отслеживание рисков сосредоточено на текущей ситуации в рисках. Какие риски вероятнее всего сработают? Изменилась ли приоритетность рисков? Ответы на эти вопросы помогут уделять внимание тем рискам, которые наиболее важны для вашего проекта.

Описанные выше 10 золотых правил управления рисками дают вам общее руководство о том, как успешно внедрить управление рисками в ваших проектах. Тем не менее, имейте в виду, что вы всегда можете улучшаться. Поэтому правилом №11 может быть: "Используйте японский подход Kaizen: измеряйте эффект от внедрения управления рисками и постоянно внедряйте улучшения для получения лучших результатов".

Теги: работа рынок труда риски
Источник: pmblog.com.ua Просмотров: 2224